Wat als er iets met u als ondernemer gebeurt? Kunt u het vertrek van die goede manager compenseren? De superspecialist binnen uw bedrijf wordt langdurig ziek. Is uw bedrijf in staat om het wegvallen van u zelf of van belangrijke medewerkers op te vangen?
Bent u voorbereid
Deze bovenstaande vragen kwamen bij mij omhoog nadat ik gesproken had met een kennis die werkzaam is voor een farmaceutisch bedrijf. Hij vroeg mij in hoeverre het MKB voorbereid is op de Mexicaanse griep. Het blijkt dat verschillende grote bedrijven en organisaties een plan hebben en maken voor als een eventuele grieppandemie hun bedrijf treft. Deze kennis had de Mexicaanse griep in gedachten vanuit zijn rol bij zijn werkgever, maar hetzelfde geldt natuurlijk ook als u met een auto tegen een boom aan rijdt. Draait uw bedrijf dan door, kunnen medewerkers of collega’s dan taken van u overnemen?
Sociale innovatie
Nu zult u zich in relatie tot mijn werk als innovatieadviseur, misschien afvragen wat dit met innovatie te maken heeft. MKB bedrijven zijn vanwege hun omvang vaak gevoeliger voor het verlies van mensen dan grote bedrijven. In de praktijk merk ik dat ondernemers niet altijd rekening houden met het wegvallen van zichzelf binnen het bedrijf. Als je als organisatie minder kwetsbaar wilt worden, dan zul je hiervoor maatregelen moeten treffen zoals het verdelen van taken en verantwoordelijkheden en het minder afhankelijk maken van de organisatie van de ondernemer. Deze aspecten vallen onder wat wij bij Syntens, sociale innovatie noemen. In de praktijk wordt bij innovatie meestal aan techniek gedacht, maar in de praktijk blijkt dat 80% van innovatie juist om zachte, minder tastbare zaken gaat.
Plan(ning)
Het ontwikkelen van een plan, waarbij de business continuïteit is gewaarborgd, is een belangrijke actie, die echter vanuit tijdgebrek of gebrek aan affiniteit met het onderwerp vaak niet wordt uitgevoerd. Bij goed werkgeverschap wordt gedacht aan goede randvoorwaarden voor de medewerkers. Goed werkgeverschap zou misschien daarnaast ook kunnen bestaan uit een plan als u al dan niet tijdelijk wegvalt. Waaruit bestaat dan zo’n plan? In elk geval moeten in dit plan de voor het bedrijf essentiële bedrijfsprocessen worden aangegeven; welke wil het bedrijf minimaal nog voortzetten? Wat is de minimale bezettingsgraad om die ambities te realiseren? Het plan moet duidelijkheid verschaffen over wie de cruciale personen daarvoor zijn en hoe gerealiseerd kan worden dat zij ook beschikbaar blijven.
Elfstappenplan
Hier onder staat een elf stappenplan dat ik opgestuurd heb gekregen van de bewuste kennis. Als u het plan doorloopt en in de medische connotatie wegdenkt, dan zou dit ook zeer goed een basis van een plan kunnen zijn voor een gemiddeld MKB bedrijf.
Elfstappenplan ter voorbereiding op een pandemie.
Stap 1: Crisismanagement
Stel een crisismanagementteam samen.
Stap 2: Communicatie
Neem een beslissing over verantwoordelijkheden voor de communicatie vóór, tijdens en na een pandemie.
Stap 3: Kernactiviteiten
Definieer kernactiviteiten die voortgang moeten vinden om de continuïteit van het bedrijf in geval van een pandemie veilig te stellen.
Stap 4: Onmisbare werknemers
Maak een lijst van de ‘essential pandemic phase workers’, die onafgebroken elke dag aanwezig moeten zijn om de continuïteit van het bedrijf veilig te stellen.
Stap 5: Leveranciers en distributeurs
Bepaal welke leveranciers en distributeurs nodig zijn om de bedrijfsactiviteiten vroeg in en aan het eind van het productieproces te beschermen.
Stap 6: Definieer werkgerelateerde risicogroepen
Definieer risicogroepen voor werkgerelateerde infectie voor alle werknemers.
Stap 7: Geïnfecteerde werknemers
Neem een beslissing over hoe met geïnfecteerde werknemers moet worden omgegaan.
Stap 8: Medische en niet-medische hulpmiddelen
Bereken hoeveel medische en niet-medische hulpmiddelen nodig zijn voor de bescherming van alle werknemers en, indien nodig, naaste familieleden. Ontwikkel logistieke plannen en trainingen.
Stap 9: Triggers en acties
Ontwikkel een checklist met acties die moeten worden doorgevoerd in elke fase van de pandemie.
Stap 10: Hervatting van de bedrijfsactiviteiten
Stel criteria en de processen op om overeenstemming te bereiken over terugkeer naar de normale bedrijfsvoering.
Stap 11: Test uw plan
Houd een oefening om uw plan te testen, en herzie het plan periodiek.
